Business case för nytt intranät

När är det dags att fundera på ett nytt intranät?

• När anställda inte längre kan hitta den information de behöver.
• När navigeringen och innehållet är svårt att överblicka och de anställda därför slutar använda intranätet.
• Ny teknik behövs, t.ex. plattformsstöd, IT-säkerhet eller IT-kompatibilitet.

Oavsett anledningen till att investera i ett intranät bör ett business case tas fram.

Ett business case är ett tillvägagångssätt för att presentera projektet för ledningen och säkra nödvändig budget och mandat. Det används som ett ledningsverktyg och fokuserar på projektets fördelar.

Hur gör man ett business case när fördelarna med ett nytt intranät är svåra att lägga pengar på? Hur prissätter ni en bättre navigering? Eller vad innebär det att innehållet är uppdaterat och relevant? Finns det ett pris för användarengagemang och stöd för kommunikation och strategi?

Kom ihåg både de kvalitativa och kvantitativa vinsterna

Ett tillvägagångssätt som vi har sett flera gånger är att man försöker mäta förväntad tidsbesparing genom bättre sökning. Ett exempel är att vi förväntar oss att varje medarbetare sparar fem minuter om dagen genom att söka efter information eller utföra en specifik uppgift och sedan multiplicerar den med en genomsnittlig kostnad för 15 000 anställda.

Utmaningen i denna beräkning är att det lätt blir väldigt stora siffror, som naturligtvis ser bra ut på pappret, men som är svåra att översätta till verkligt värde för företaget.

I ett business case för ett nytt intranät är det därför viktigt att bedöma alla fördelar som ett nytt intranät ger – inklusive möjliga besparingar, men också vinster och härledda effekter. Med andra ord måste ni beskriva både de kvalitativa och kvantitativa vinster som det nya intranätet kommer att ge ert företag. Till exempel:

• Möjlighet för medarbetare att uppnå högre effektivitet och produktivitet på och/eller utanför sin arbetsplats.
• Ökad tillgänglighet och sökbarhet.
• Förtroende för och relevans för innehåll.
• Engagemang och kunskapsdelning i hela företaget.
• Användbarhet och förbättrad funktionalitet (t.ex. mobilt stöd).
• Stöd till strategiska initiativ.
• Möjlighet att öka kontrollen av information som delats externt.
• Underlättar och förbättrar informationsutbyte och informationsspridning med externa partners.
• Tekniska besparingar (t.ex. vid avveckling av serverinstallationer minskar driftkostnader, möjlighet till minskad dubbellagring).
• Ökad säkerhet med behörighetsstyrning.
• Centraliserad styrning/governance.

Samla in era uppgifter

Innan ni börjar bör ni samla in information för ert business case. Ta reda på vad som fungerar idag och vad som inte fungerar med det gamla intranätet, vad som är strategiskt viktigt för företaget just nu och hur användare använder eller inte använder intranätet idag. Det gör ni till exempel genom att:

• Utföra användarundersökningar.
• Utföra användarintervjuer med olika och representativa typer av användare.
• Analysera användning och innehåll från aktuellt intranät.
• Beakta bolagets övergripande strategiska mål.
• Inhämta IT-kostnader för drift och underhåll.

När ni vet omfattningen av utmaningarna och era medarbetares behov, är nästa steg att söka inspiration om hur ett nytt intranät kan hjälpa till att lösa utmaningarna. Det är en bra idé att kontakta en leverantör som kan plattformen och kan inspirera med konkreta exempel från andra kunder. Ni kan också söka inspiration från andra företag som har haft samma utmaningar.

Hitta er intranätsponsor

Något som är viktigt för den fortsatta framgången är att hitta en sponsor för projektet som kan gå i god för projektets relevans och föra er talan i styrelsen. Det kan till exempel vara kommunikations-, HR- eller IT-direktören (eller någon annan på C-nivå). Presentera de utmaningar och möjliga lösningar ni har identifierat och använd er sponsor som sparringpartner under resten av processen för att säkerställa relevans och betydelse.

När utmaningarna och möjliga lösningar har klargjorts och ni har hittat er sponsor, då är det dags att börja med själva business case:t. Det finns många mallar på webben ni kan använda, men i allmänhet är ett business case kort (ett par sidor) och i ett tydligt och relativt enkelt format som med fördel sätts upp i en tabell som kan innehålla följande fält:

• Kort beskrivning av projektet – beskriv de övergripande utmaningarna i det gamla intranätet och vad det innebär för företagets produktivitet och sätt det i relation till företagets affärsstrategi.
• Möjliga lösningar ­– beskriv de olika alternativen för en lösning.
• Fördelar – beskriv de fördelar som ett nytt intranät kommer att ge ert företag.
• Tillvägagångssätt – hur ska projektet genomföras.
• Tidsperspektiv – hur lång tid tar projektet.
• Kostnad – få en uppskattning från leverantören av vad det nya intranätet kommer att kosta och hur lång tid det kommer att ta. Leverantören kommer också att kunna berätta hur många resurser ni kan förvänta er att använda internt.
• Risker och begränsningar – vad som kan stå i vägen för projektets framgång.
• Rekommendation – avsluta med att rekommendera lösningen och tillvägagångssättet för projektet som ni ber ledningen att godkänna.

Nedan ger vi dig ett exempel på mall för business case: