Controller: Öka din lönsamhet genom automatiserad mätning
Vet du vad du tjänar pengar på? Ofta har man en idé om vilka produkter eller tjänster som är de mest lönsamma, men har ni gjort en genomgång av ingående komponenter i produkterna? Vilken är resursförbrukningen i form av mantimmar och hur mycket material förbrukas? Vad kostar produkterna att köpa in? Vad är lagerhanteringskostnaden?
Du hittar KPI:er som påverkar lönsamheten genom att mäta och följa upp företagets olika områden (exempelvis produktion, inköp, lager) samt bryta ner varje delområde i drivare. I denna artikel får du tre konkreta tips som ger dig en snabbstart.
Drivare som påverkar ditt resultat
Varför ökar inte rörelsemarginalen i takt med att omsättningen ökar? Genom att bryta ned bolaget i delområden får du ett svar på den frågan. Detta ger också kontroll på verksamheten vilket är ett viktigt led i att säkerställa lönsamheten. Speciellt fokus bör läggas på områden där kostnadsmassan är störst. Med rätt KPI:er blir det möjligt att förstå det som till slut landar i resultaträkningen.
Det är så klart inte bara mätningen som ökar lönsamheten utan det finns flera andra faktorer som påverkar. En viktig del är det organisatoriska, som att involvera personer i verksamheten för att få input kring vilka drivare som påverkar verksamheten samt att skapa ett ägarskap och ett engagemang för processen.
Mätning är en förutsättning för förändring
Det är viktigt att komma ihåg att det är inte möjligt att förändra eller utvärdera faktorer som man inte mäter. Genom att kontinuerligt följa upp uppsatta KPI:er kontra genomförda förändringar i verksamheten kommer man kunna lära vilka förändringar som ger resultat samt skapa handlingsplaner vid avvikelser mot uppsatta mål. Det är dock viktigt att dessa mätningar inte är allt för tidskrävande för det skall bli avsedd effekt. Mätning, publicering och sammanställning bör därför till största del vara automatiserad.
För att få en bra effekt och samtidigt en snabbstart rekommenderar jag att nedanstående punkter checkas av.
1. Starta med "standard"-KPI:er, mät och korrigera
Ta fram ett antal branschspecifika KPI:er för att starta mätningen. Dessa skall mäta delar som skapar kostnader. Såsom nedlagd tid, förbrukad kvantitet och olika typer av värdeförändringar. KPI:erna utvärderas och korrigeras om dessa inte skulle visar vara rätt drivare. Viktigt att snabbt få fram KPI:er att utvärdera emot för att komma igång med processen.
2. Stäm av med bokfört resultat
Mätning inom respektive delområde måste verifieras med bokfört resultat. KPI:erna ger en ledning vad resultatet kommer bli, dock är det viktigt att KPI:erna verifieras med bokfört resultat för att dessa skall kunna nyttjas och vara trovärdiga. Kan inte KPI:erna härledas till verkligt resultat är det sannolikt fel drivare. Detta är en mätning inom mätningen.
3. Automatisera
Att få en kontroll på delområdena inom bolaget kräver oftast en del arbete i form av klipp och klistra i excel och samla in information. Det innebär att analyserna oftast inte blir gjorda på rätt nivå utan det görs endast övergripande. Då tappar man uppföljningen och kontinuiteten. Viktigt att KPI:erna publiceras på rätt nivå samt med hög uppdateringsfrekvens. För att man skall ha möjlighet att agera i tid måste KPI:er uppdateras med hög regelbundenhet. Det innebär att man måste automatisera informationsinhämtningen och publiceringen av KPI:erna.
