Controllerns fem tips för ett lyckat budgetarbete
Hur kan du effektivisera budgetarbetet och skapa ett bättre resultat för hela verksamheten? Det här tycker Mattias Gröndahl på Fellowmind är de fem viktigaste punkterna.
Fem viktiga punkter för att effektivisera budgetarbetet
- Definiera tydliga mål
- Involvera ansvariga och lägg in budgeten på ett icke ekonomiskt sätt
- Kontinuerlig uppföljning mot budgeten och löpande korrigeringar
- Skapa en integrerad budget som hänger ihop med redovisningen
- Automatisera
Vad innebär då detta och hur går man tillväga?
1. Definiera tydliga mål
Budgeten är ett verktyg för att styra företaget. Det är viktigt att budgeten förankras så att budgetens ingående delar styr mot företagets övergripande mål. Det är också viktigt att ansvariga för bolagets olika delar är införstådda med förutsättningarna för budgetarbetet för kunna lägga in så korrekta antaganden som möjligt.
2. Involvera ansvariga och lägg in budgeten på ett icke-ekonomiskt sätt
Låt de som kan påverka och har kunskap om aktuellt område mata in aktuella värden i budgeten på begrepp som man känner sig trygg med. Detta skapar delaktighet och förpliktelse för det inmatade värdet. Det är också viktigt att ge ansvariga tillgång till löpande analyser och rapporter genom ett lättanvänt och tillgängligt analysverktyg. Det ger möjlighet att följa tidigare utfall och förstå vad som driver t.ex. försäljning samt ger möjlighet att se lagda prognoser mot utfall och göra korrigeringar för ökad prognossäkerhet.
3. Kontinuerlig uppföljning mot budgeten och löpande korrigeringar
Nyttja grunden som är lagd genom budgetarbetet genom att korrigera efter omvärldsförändringar. Genom att nyttja mallar, rapporter, förutsättningar gjorda i budgetarbetet och korrigera efter omvärldsförändringar kan alltid en aktuell plan finnas tillgänglig. Det ger också möjlighet att göra korrigeringar löpande i planeringsprocessen vilket ger en mindre eller ingen startsträcka för den årliga budgetprocessen. På detta sätt blir inte budgeten en engångsföreteelse utan en levande process som kontinuerligt underhålls och förbättras.
4. Skapa en integrerad budget som hänger ihop med redovisningen
För att underlätta uppföljning och avvikelseanalys bör varje del i budgeten och prognosen kopplas ihop med redovisningen. Varje objekt som driver kostnader kopplas till ett objekt i redovisningen. T.ex. antal anställda, förbrukad energi. Resultatet av detta blir att det blir lätta att följa vad avvikelserna avseende lönekostnad och energikostnad beror på. Beror en förändrad lönekostnad på ändrat antal anställda, ökade löner alt. har energiförbrukningen förändrats eller har energipriserna förändrats?
5. Automatisera
Fokusera på att analysera resultatet av inmatade värden istället för att t.ex. klippa och klistra i Excel och administrera utskick av excelark. Större delen av tiden bör läggas på analysera siffrorna och säkerställa att uppsatta mål nås istället för arbeta som transaktionshanterare.
Lycka till med er budget- och planeringsprocess!
