5 negativa effekter av att stanna i ett föråldrat affärssystem

Det finns i dag få företag som inte har ett affärssystem som navet i sin verksamhet, däremot finns det många företag som sitter kvar i ett system som börjar bli till åren. Av olika anledningar har de valt att inte lyfta och modernisera systemet. Det kan till exempel handla om att de äger ett system där utvecklingen lagts ner, men oftast beror det på att uppgraderingar prioriterats bort. Det kan vara svårt att se nyttan av att lägga både tid och pengar på att ta affärssystemet vidare. Företaget väljer kanske istället att acceptera systemet, och dess begränsningar, som de är. 

1. Systemet kan inte längre hjälpa dig att utveckla företaget 

Affärssystem är i huvudsak avsedda att minska administration. Historiskt har detta uppnåtts genom minskat pappersarbete men idag uppnås det framför allt genom olika former av automatiseringar. Det kan vara en automatiserad fakturahantering med scanning och tolkning, automatiserad orderhantering via EDI (Electronic Data Interchange) eller olika former av integrationer. Ett bättre processtöd blir också mer vanligt i form av arbetsflöden där en aktivitet, till exempel uppläggningen av en ny kund, skapar ett flöde av händelser. Till exempel en automatisk notifikation till en ekonomiassistent att göra en kreditkontroll. Kreditkontrollen i sin tur kan också vara automatiserad och ske via ett enkelt klick inifrån affärssystemet. 

Ovan är exempel på processer som ett modernt affärssystem stödjer enligt standard eller via standardiserade tilläggsprodukter. I ett gammalt system kan detta ofta kräva stora och dyra anpassningar. 

2. Du blir ineffektiv och får mer att göra 

Affärssystemet Dynamics 365 Business Central sattes upp hos en kund som arbetar väldigt mycket med partispårning. I systemet de migrerade från la de förvisso in partispårningsinformation, men det saknades ett genomgripande stöd för att arbeta med detta. De kunde lägga in partispårningsinformationen, men det skedde ingen kontroll vid lagertransaktionerna om rätt partinummer faktiskt plockas, eller om ett partinummer hade angivits överhuvudtaget. Som ni förstår ledde detta till stora bekymmer med kundens lagersaldon. 

Genom att gå över till ett modernt system fick kunden ett fullt utbyggt stöd för partispårningshantering. Användarna fick nu information om vilket parti de skulle plocka (enligt FEFO, First Expired First Out) vilket i sin tur minskade felaktiga lagertransaktioner och gav dem mycket bättre kontroll över sitt lager. 

Ett lite häftigare exempel är möjligheten att länka Business Central till Teams. I exemplet ovan kan en användare gå in på ett specifikt parti och se en fullständig spårning. Det är sedan möjligt att be en kollega ta en titt på exakt samma sak genom att skicka en länk till kollegan via Teams. Hos kollegan kommer då Business Central visas, inbäddad i Teams, och hen kommer se den fullständiga spårningen för det aktuella partiet. 

Det här är bara ett exempel där ett modernt system kan minska antalet fel, få effektivare processer och därigenom också minska mängden onödigt arbete. 

3. Din uppföljning blir begränsad 

Affärssystemen har idag blivit mycket bättre på att tillhandahålla överskådlig och uppdaterad information samtidigt som det idag finns en stor marknad för specialiserade BI-verktyg. Med introduktionen av molnbaserad lagring och behandling i form av ‘data lakes’ med tillhörande verktyg har det också blivit betydligt billigare att äga ett datalager. 

Ett modernt system möjliggör billigare och bättre integrationer till sådana datalager och BI-verktyg, vilket ger väldigt bra möjligheter att analysera data. I fallet med Business Central och Power BI är det även möjligt att visa inbäddade Power BI-rapporter inne i Business Central. Med de snabba svängar som sker på marknaden idag är det essentiellt för företag att hela tiden vara uppdaterade på sitt affärsläge. 

4. Du blir inlåst 

De flesta affärssystem, särskilt äldre sådana, kan ha tekniska begränsningar. Det kan vara att de endast fungerar med en viss databas och på ett visst operativsystem. Det finns alltså en stor risk att ett föråldrat affärssystem ger en inlåsningseffekt. Affärssystemet går helt enkelt inte att köra på senare versioner av operativsystem eller databaser. Det leder till en IT-miljö som är starkt begränsad och i vissa fall direkt farlig. Vad händer om servern kraschar? Vill vi ha en IT-miljö där det inte längre släpps säkerhetsuppdateringar till operativsystemet? Avsaknaden av en IT-miljö som utvecklas i takt med omgivningen kan snabbt få hämmande effekter. 

De senaste åren har det även skett ett starkt skifte där vi gått från att lösa all affärslogik i ett system, till att arbeta holistiskt med en systemflora (olika system beroende på funktion). Här är ofta affärssystemet, som hanterar redovisningen, det mest centrala navet. Genom att sitta kvar i ett gammalt affärssystem, ofta med begränsade tekniska möjligheter till integrationer, blir det kostsamt att bygga upp en sådan systemflora. 

5. Konkurrenterna kan jobba överallt, du måste vara på kontoret 

Ett nytt modeord i affärssystemsbranschen är tillgänglighet. Det beteende vi vänjer oss vid privat förväntas även gälla och fungera när vi arbetar. Vi är vana vid att ha tillgång till mejl, nyheter, sociala flöden och information när helst vi önskar via såväl telefon och dator som surfplatta. Ett modernt affärssystem tillhandahåller en standardiserad plattform där detta är möjligt. Både via en klient på datorn, ett webbgränssnitt med stöd för surfplattor och som mobilapplikation. Men även där olika applikationer hänger ihop med varandra. Ett bra exempel på detta är hur Business Central kan visas inbäddat i Teams och Outlook. Eller möjligheten att direkt från Business Central öppna, och redigera, data i Excel. 

Sammanfattning 

Utvecklingen av affärssystem, och det processtöd systemet kan ge till ett företag, fortsätter i en rasande takt. Ett föråldrat affärssystem följer inte med i den här utvecklingen och för de handelsföretag som sitter kvar för länge i ett gammalt system kommer uppförsbacken bara att bli brantare. Vill du veta vad Fellowmind kan göra för dig och dina affärsprocesser? Tveka inte att höra av dig till oss.