Förstudien – första steget mot ett nytt ERP-system
Att uppdatera företagets ERP-system kan vara ett av de viktigaste besluten du tar för ditt företag. Rätt systemstöd gör det lättare att få koll på verksamheten och fatta smarta affärsbeslut som gör att företaget fortsätter växa. Men ett affärssystembyte är inte gjort i en handvändning. Med en nykter syn på både möjligheter och utmaningar blir frågan i vilken ände du ska börja för att allt ska bli rätt.
Stefan Nilsson har arbetat som lösningsarkitekt hos Fellowmind i många år. Med många implementationsprojekt i bagaget är han övertygad om att det första steget mot en lyckosam implementation av affärssystem är en gedigen förstudie.
– För att lyckas med implementationen av ett nytt affärssystem måste du först skapa samsyn kring vad ni ska åstadkomma, både internt i organisationen och med den implementationspartner ni valt. Du skulle aldrig bygga ett hus utan att först göra en ritning av hur huset ska se ut. Tänk på en förstudie på samma sätt. Målet är att få fram en gemensam bild av hur resultatet ska se ut.
Resan börjar i verksamheten
Hur gör man då en förstudie på bästa sätt? Nyckeln är enligt Stefan att alltid utgå från verksamheten. Rent praktiskt är första steget att mappa upp allt som händer i företaget, alla processer, i en flödesanalys.
– För att få en helhetsbild av företaget behöver personer från olika delar av organisationen vara med och ge sin bild. Vi samlar gärna medarbetare i olika grupper, område för område. Vid ett tillfälle pratar vi ekonomistyrning. Vid ett annat försäljning eller inköp. På så sätt får alla komma till tals och förklara vad som är viktigt för just dem.
Enligt Stefan kan företagets flöden delas upp i tre grupper. Standardflöden återfinns hos de flesta och skiljer sig inte nämnvärt mellan olika företag, medan branschspecifika flöden är relativt lika inom en viss bransch. Den tredje gruppen av flöden är de som är unika för just ditt företag.
– Det går inte att bortse från att olika branscher skiljer sig från varandra i hur man driver verksamheten och vilka processer som är viktigast. Vi på Fellowmind har valt att fokusera på ett antal branschsegment för att bli riktigt grymma på dem. Genom åren har vi till exempel hjälpt en mängd företag inom både parti-, detalj- och e-handeln att uppdatera sina ERP-system. Idag har vi väldokumenterade mallar för att mappa och analysera flöden i olika branscher. Det gör att vi enkelt kan styra diskussionerna och se till att inga viktiga flöden tappas bort i mappningen.
För att få en helhetsbild av företaget behöver personer från olika delar av organisationen vara med och ge sin bild. Vi samlar gärna medarbetare i olika grupper, område för område.
Att välja – och våga välja bort
Resultatet av flödesanalysen blir en karta, ofta med upp mot 200 olika dokumenterade flöden. Utifrån den kartan är det sedan möjligt att göra en beskrivning av hur det nya ERP-systemet ska se ut och fungera.
– I det här steget behövs nästan alltid någon form av prioritering. Förmodligen ryms inte alla flöden i ett första projekt om det ska kunna levereras inom rimlig tid. Vissa processer är affärskritiska och måste prioriteras medan andra får vänta till nästa steg. Det är lika viktigt att vara överens om vad som ska ingå i projektscopet som att dokumentera det som inte ska göra det.
Att välja bort flöden och låta organisationen hantera dem manuellt tills vidare kan vara ett impopulärt beslut men är ändå viktigt för att säkra upp att projektet kan levereras enligt budget och tidsplan.
Standard eller specialutvecklad lösning?
Processmappning blir också grunden för att avgöra vad som kan lösas med ERP-systemets standardfunktioner och vad som behöver utvecklas unikt för företaget.
– Fördelarna med att välja standard är många. Ju mer du kan dra nytta av standardfunktioner i affärssystemet, i desto högre grad slipper du specialutveckling. Att välja en standardlösning ger också kostnadsfördelar över tid eftersom det är ett bra sätt att löpande kunna ta del av systemuppdateringar, utan onödiga merkostnader för unika anpassningar, förklarar Stefan.
Samtidigt finns det lägen när det som är standard i systemet inte passar med hur just ditt företag gör affärer. Här menar Stefan att det kan finnas anledning att tänka till en extra gång. Det är inte säkert att det sätt som företaget alltid gjort saker på är det mest effektiva för framtiden.
– Det är inte ovanligt att vi möter företag som arbetar på ett visst sätt för att deras ERP-system styr hur de ska göra saker. Men affärssystemet kanske speglar hur verksamheten såg ut för 10 eller 15 år sen. Kanske gör man inte längre affärer på samma sätt eller med samma typer av kunder som man gjorde då. Förstudien för ett nytt affärssystem är ett bra tillfälle att reflektera över vad som är det bästa arbetssättet med dagens förutsättningar.
