Framtiden för intranätet

Ledningens önskemål för intranätet är i huvudsak likadana som de varit under alla år:

• En gemensam förståelse för företagets strategi och dagliga aktiviteter måste skapas.

• Medarbetarna ska involveras i en dialog med ledningen och resten av organisationen.

• Intranätet är navet till företagets dokumentations- och kunskapsutrymme, där processer och rutiner dokumenteras.

• Nyanställda kan effektivt börja sitt arbete i företaget via intranätet, och få insikt i konkreta fakta, men också de mjukare aspekterna av organisationen.

Intranätet utmanas däremot på flera fronter. Idag är Microsoft 365 här med SharePoint Online som de facto är den plattform som svenska företag främst använder för att bygga ett intranät. SharePoint är dock inte ensamt, utan idag finns det många andra applikationer i Microsoft 365 som bidrar till rollen som det interna kommunikations-, kunskapsdelnings- och samarbetssystemet.

Ett exempel på en sådan applikation är Microsoft Teams, som har vuxit starkt på bara några år. Applikationen har utmärkt sig som ett mycket effektivt verktyg för samarbete och kommunikation i projekt- eller organisationsteam. Nu finns en hel flora av andra applikationer i Microsoft 365, som alla kan göra mycket i samarbete, samordning, uppgiftshantering och kommunikation etc. Vad blir då intranätets roll?

Följande fem ”benchmarks” kan tillsammans hjälpa dig att säkerställa en strategi och plan för intranätets funktion och dess utmaningar med att positionera sig i Microsoft 365-universumet. 

1. Möt era användare där de är

Nå era användare vid skrivbordet eller via mobilen när de är på språng och se till att alla anställda alltid informeras genom att trycka ut information och nyheter på informationsskärmar i den fysiska miljön. Det närvarande och uppenbara faktumet att ha informationsskärmar som berättar de goda historierna och ger praktisk information om företagets framsteg har stor effekt.  

2. Universellt sammankopplad information

Intranätet består ofta av separata informationsytor, men informationen kan aggregeras för att göras mer lättillgänglig. Detta genom att konfigurera upp intranätet på ett modernt sätt i enlighet med gällande ”best practices” avseende exempelvis site-struktur och metadata. När man arbetar med innehåll på intranätet kan ett innehåll, till exempel en ny processbeskrivning, i sig vara värdefullt. Men om intranätet dessutom stödjer att processägaren själv enkelt kan skapa en nyhet om den nya processen och samtidigt skicka ut ett push-meddelande till en målgrupp av medarbetare i företagets mobilapp, då närmar vi oss en ökad effektivitet. Intranätet måste underlätta denna förbindelse. Data blir information och information blir kunskap.

3. Ta kontroll över innehåll och struktur

Under årens lopp har intranät lidit av att innehåll och funktionalitet relativt fort blir förlegat. Nyheten avtar snabbt och vardagen tar över. Ägandet av innehållet och intranätet som plattform har sakta tagits över av andra uppgifter och prioriteringar och sedan måste organisationen många gånger redan inom bara några år starta upp ett nytt intranätprojekt. Intranätet måste ha stöd för aktivt ägarskap och organisationen måste bli ägare till intranätet för administratörer, redaktörer och slutanvändare.

4. Relevans, relevans, relevans

Vi känner användarna i vår organisation, så varför inte använda den här informationen för att rikta innehåll och funktioner på intranätet? Relevans är en av de parametrar som i större organisationer är hörnstenen för att skapa ett framgångsrikt intranät. Relevans här är nödvändig information på rätt språk och på rätt plats. Relevans är inte bara vad användaren ser på intranätets förstasida. Det är allt från navigeringen över innehållet i personalhandboken, till vad som visas i nyhetsflödet i mobilappen. Intranätet måste underlätta att alla användare enkelt kan ta till sig information som är relevanta för dem.

5. Vilket verktyg för vad och när

I sitt dagliga arbete kan användare ställa frågor som "Var kan jag hitta information om vår nya företagsstrategi?" eller "Var kan jag bidra med min kunskap till ett specifikt ämne?". Användaren är både redaktör och konsument av information, men vilken webbplats och vilket verktyg ska användaren använda? För både nyanställda och anställda som har varit med i företaget länge kan den här frågan uppstå: "När ska jag använda Yammer, Teams, SharePoint, Planner eller något helt annat?" Intranätet ska underlätta kommunikationen om vilket verktyg som användarna ska använda för vad och när.