Från statiska rapporter till dynamisk verksamhetsuppföljning med BI
Innan familjeföretaget Sundlings började arbeta med att förädla sin affärsdata med hjälp av Business Intelligence-verktyget Power BI, fick ekonomichefen Joakim Gannholt lägga ner mycket tid på sammanställning och manuellt arbete med egensnickrade rapporter i Excel. Idag har Business Intelligence (BI) blivit ett reellt och viktigt verktyg för hela organisationen.
Fler och fler företag inser värdet av att kunna dra nytta av all den affärsdata som finns lagrad i olika system runt om i verksamheten. De flesta skapar också någon form av mer eller mindre manuella rapporter baserade på historiska data ur företagets affärssystem. Att intresset ökar för vad som går att åstadkomma med Business Intelligence (BI) – inte minst bland mindre företag i tillväxt – är därför inte så konstigt. Med de BI-verktyg som finns på marknaden idag, är det möjligt att på helt andra sätt en tidigare vända, vrida och titta på dina affärsdata ur olika perspektiv.
När statistiken blev rolig att jobba med
Ett företag som valt att använda sig av sin affärsinformation på ett smartare och mer effektivt sätt är familjeföretaget Sundlings, Nordens ledande leverantör av popcorn och snacks till biografer och arenor.
Den största drivkraften bakom att effektivisera uppföljningsarbetet var tidsbesparing. Ekonomichefen Joakim Gannholt la tidigare mycket tid på att sammanställa data och manuellt skapa olika typer av rapporter. Även om det var relativt smidigt att exportera data ur företagets affärssystem till Excel, var hela uppföljningsarbetet mycket tidskrävande och tungrott. Först exportera data, sedan manuellt läsa in i olika pivottabeller och därefter skapa olika statiska rapporter med tabeller och grafer anpassade för att presentera för ledningen. Det fanns också andra behov i organisationen av bättre underlag för försäljningsanalyser och resultatuppföljning.
− För oss var informationsbehovet tydligast hos vår marknads- och försäljningsavdelning. De efterfrågade konkreta underlag och exempel för att kunna ha en mer konstruktiv säljdialog. Att kunna visa på faktiska siffror och skillnader, till exempel mellan olika produktgrupper, exponering eller geografi, har blivit ett sätt för oss att kunna utveckla affären mer tillsammans med våra kunder, berättar Joakim.
Joakim är drivande i arbetet att gemensamt med övriga organisationen utveckla företagets processer för Business Intelligence och rapporterna i BI-verktyget. Och förändringen märks.
− När det går att få ut informationen så lätt blir statistiken rolig att jobba med!
Vikten av bra grunddata
Som i allt analysarbete är det viktigt att inte slarva med grunddatat. Då blir det svårt att bearbeta informationen. Och vet du inte riktigt kvaliteten på ditt data innan du börjar arbeta med Business Intelligence, kommer du snart bli varse.
På Sundlings har Joakim och hans kollegor varit måna om att skapa så bra förutsättningar som möjligt från början för att kunna få ut rätt och användbara data ur sitt BI-verktyg. Den primära datakällan är företagets affärssystem, Business Central. På sikt finns även planer på att lägga till mer detaljerade data från företagets webbshop.
− Det är bra att redan i ett tidigt skede, vid uppsättningen av affärssystemet, tänka på vad du vill följa och hur rapportbehovet ser ut. Det går självklart att komplettera, men oss hjälpte det att börja tänka till redan när vi implementerade vårt affärssystem 2015, säger Joakim.
De datalager som Sundlings har satt upp i sitt BI-system i samarbete med Fellowmind, grundar sig på den information som Joakim tidigare skapade manuellt i Excel. I Power BI har ett antal anpassade rapportmallar skapats. Tillsammans med någon mer övergripande grundrapport och ett antal mer avgränsade, för exempelvis en specifik produkt eller kundgrupp.
Möjligheterna med BI är i princip obegränsade och det är som regel kvaliteten på företagets grunddata som sätter begränsningarna.
Många uppskattar enkelheten, att de kan ta ut de rapporter de vill, när de vill! Dessutom har det blivit så mycket smidigare för mig att ta fram uppföljningsunderlag till ledningen".
Power BI – ett verkligt stöd i hela organisationens arbete
Den allra största skillnaden sedan tidigare är tillgängligheten på information. Alla kan idag komma åt den information de behöver direkt från webbapplikationen Power BI.
− Det är särskilt tydligt inom marknad och försäljning. De är mycket lugnare nu när de själva har tillgång till statistiken i BI-verktyget och inte är beroende av någon annan. Många uppskattar enkelheten, att de kan ta ut de rapporter de vill, när de vill! Dessutom har det blivit så mycket smidigare för mig att ta fram uppföljningsunderlag till ledningen. Det är både lättare att skapa rapporter och jag kan också presentera informationen på ett bättre sätt.
Idag läggs snarare tiden på analys och åtgärd, istället för på att ta fram rapporter och underlag. Statistiken finns samlad på ett ställe och med hjälp av olika arbetsytor och paneler, anpassade för olika ändamål och användare i Power BI, kan alla snabbt få tillgång till relevant information.
− Vi har lagt mycket fokus på instrumentpanelerna och att skapa en god överblicksbild. För den som är nyfiken eller fundersam över vad som ligger bakom de siffror och diagram som presenteras i gränssnittet, är det lätt att fördjupa sig i bakomliggande data.
I ett nästa steg finns planer på att även använda BI-verktyget för mer effektivitetsuppföljning inom produktion och lagerhållning.
− Vi märker att även vår produktionsavdelning börjat förstå värdet av BI. Här handlar det mer om att titta på realtidsinformation och analysera avvikelser för att lära oss om hur vi kan arbeta mer optimalt, avslutar Joakim.
