Har ni byggt delar av ert affärssystem i Excel?
Att byta affärssystem är ett gigantiskt beslut. Förarbetet kräver en stor insats av företaget. Det kan göra det förståeligt att många företag drar sig för att byta affärssystem, och hellre stannar kvar i gamla lösningar och Excel-filer som tyvärr inte längre stödjer stödjer affärsprocesserna fullt ut eller mäktar med att hantera växande transaktionsvolymer.
Att byta affärssystem är ett gigantiskt beslut. Upphandlingsarbetet och förstudierna kräver en stor insats av medarbetare som redan har fullt upp med att sköta företagets dagliga verksamhet. Ett nytt affärssystem är dessutom en stor investering och valet av system och leverantör är något som man kommer att få leva med i många år framöver.
Mot bakgrund av detta är det fullt förståeligt att många företag, trots att deras affärssystem inte längre stödjer affärsprocesserna fullt ut eller mäktar med att hantera växande transaktionsvolymer, in i det sista drar sig för att genomföra ett affärssystembyte.
"Det kan jag enkelt fixa i Excel..."
För att kunna skjuta upp det oundvikliga är det därför inte ovanligt att man i stället försöker att stödja utvalda delar av sitt affärssystem med hjälp av Excel. Det är lätt att förstå varför det blir så. Excel är ett program som de flesta har använt och känner sig bekväma med. Dessutom har de flesta affärssystem idag utmärkta möjligheter att exportera sin data i excel-format och i Excel kan användaren själv vrida och vända på data efter eget behag. Det finns dessutom ganska stor tillgång på folk som kan skapa avancerade makron och andra Excel-snurror som gör komplicerade beräkningar. Ofta kan man hitta denna kompetens inom det egna företaget och slipper därför anlita dyra konsulter.
Faror med att bygga affärssystemet i Excel
Med alla ovan nämnda uppenbara fördelar framför sig är det lätt att glömma att ett kalkylprogram som Excel inte är samma sak som ett affärssystem. Låt mig peka på några uppenbara svagheter:
- Det är lätt hänt att det existerar flera versioner av samma kalkylark. Vilket gäller?
- Det är ofta omständligt att dela information med andra användare.
- Excel är inte ett säkert sätt att spara data och medför risk för att affärskritiska data går förlorad.
- Det är ofta endast ett fåtal personer som känner till hur och varför beräkningar görs samt vilken den egentliga datakällan är och vad den representerar. Vem ger support?
- Det är inte ovanligt att samma data registreras både i affärssystem och kalkylark vilket innebär onödigt dubbelarbete samt dubbla datakällor. Hur vet man vilket system som har ”rätt” när data skiljer sig?
- Om kalkylarket används för att massuppdatera data som därefter importeras i affärssystemet behöver man bygga importprogram med samma valideringsregler som i affärssystemet. Då skapar man affärslogik på två olika ställen med risk för att dessa inte matchar varandra. I extremfallet validerar man inte data alls vid importen till affärssystemet.
- Löpande Office-uppdateringar riskerar att göra Excel-makron och andra kringprodukter för affärslogik i Excel tidvis obrukbara då dessa kanske inte är körbara efter vissa uppdateringar. Då måste IT-avdelningar köra olika Office-versioner i organisationen för att behålla sina excel-snurror funktionsdugliga.
- En vanligt förekommande Excel-tillämpning är produktions- eller inköpsplanering. Här får man lätt ett problem med att planeringen inte är synlig i affärssystemet där inköp och produktionsorder ligger. Följaktligen saknas den aktuella information om planeringen i affärssystemet vilket kan leda till att det tas felaktiga affärsbeslut.
Med detta sagt finns det ett starkt case för att företag som vuxit ur sitt föråldrade affärssystem tar tjuren vid hornen och lägger ner den tid, kraft och investering som krävs för ett lyckat affärssystembyte. Risken finns annars att man vaknar upp en dag och inser att man byggt sitt ”affärssystem” i Excel.
