Hur går det till när man bygger ett modernt intranät?
Att starta ett nytt intranätprojekt kan ibland kännas svårt och oöverkomligt, men det behöver inte vara så komplicerat. Det viktigaste är att du vet mål och syfte innan du drar igång projektet. Ditt nya intranät ska inte bara vara snyggt, modernt och responsivt, det ska kunna fungera som navet i er internkommunikation. Därför är det viktigt att tänka igenom behov, krav och mål innan du kör igång.
De allra flesta intranätprojekt startar i ett behov av att påbörja eller fortsätta en molnresa. Mer och mer ska flyttas upp till molnet och i dessa projekt brukar även intranätet behöva ses över och moderniseras. En annan drivande kraft kan vara att ni sitter med en lösning som innebär stora licenskostnader samtidigt som organisationen redan nyttjar Microsoft 365 . Då kan det vara väldigt smidigt och kostnadseffektivt att lägga allt i Microsoft och därmed gå över till SharePoint som intranätplattform.
Ett intranät på verksamhetens villkor
Ett intranät ska alltid utgå ifrån verksamhetens behov. Det säkerställer hög användning och det är just i användningen som affärsvärdet ligger. Därför startar vi på Fellowmind alltid projektet med en förstudie för att få fram utmaningar, möjligheter, behov och förväntningar. Detta arbete drivs av våra projektledare och arkitekter i workshopform i syfte att få fram bästa underlaget inför ett konkret lösningsförslag. Lösningsförslaget blir därefter beslutsunderlaget som du behöver för att fatta beslut om nästa steg. För oss är det viktigt att du som uppdragsgivare känner dig trygg i lösningen innan vi startar projektet.
När våra experter presenterat lösningsförslaget och du är nöjd startar vi projektet genom att sätta upp en grov projektplan och boka upp de resurser som krävs för uppdraget. Bemanningen kan givetvis variera beroende på omfattning och tillgänglig tid, men en vanlig bemanning i ett intranätprojekt kan vara:
- En projektledare
- En lösningsarkitekt
- En till två utvecklare
För att arbetet ska flyta på effektivt som möjligt behöver ni även avsätta interna resurser. Det vanligaste är att följande interna resurser behövs hos er:
- En intern projektledare som driver och kanaliserar uppkomna frågeställningar eller ändrade behov till verksamheten.
- En teknisk kontakt som kan vara tillgänglig och svara på frågor som lösningsarkitekten och utvecklaren kan ha längs vägen.
Från start till mål i ett intranätprojekt – vem gör vad
Nu är lösningsförslaget godkänt, projektplanen finns på plats och resurser har säkrats upp såväl hos oss som bygger lösningen som hos er som uppdragsgivare. Då är det dags att kicka igång arbetet.
Utifrån projektplanen börjar vi utvecklingen av lösningen. För att arbeta agilt och effektivt har vi veckovisa avstämningar med er för att stämma av frågor som dyker upp längs vägen samt visa progress. Det ger er också en möjlighet att löpande prioritera om behov och funktioner under utvecklingen. Det är ibland svårt att få en känsla för lösningen innan man fått se en prototyp. Så när vi har en första version redo att visas kör vi alltid ett demo-tillfälle. Denna första demo gör vi ofta ganska snabbt för att ge möjlighet för tidig input samt hjälpa er att få en uppfattning om slutresultatet.
Därefter fortsätter utvecklingsarbetet med den input vi får från er och verksamheten. När våra utvecklare är färdiga med lösningen genomför ni acceptanstester. Denna fas är otroligt viktig för att hitta eventuella justeringar som behövs innan lansering. När testerna är genomförda justerar vi vid behov enligt eventuella önskemål och lämnar därefter över till lösningen för migrering av data och slutligen lansering. I många fall hjälper vi även till hela vägen till lansering och tar då hand om uppsättning av struktur, migrering av data och go-live.
Hur lång tid tar det att få upp ett nytt intranät?
Det är viktigt att komma ihåg att ett intranät ofta är ett skal som sedan ska fyllas med data, strukturer, dokument etc. Det är först då lansering kan ske och användarna har verklig nytta av lösningen. Därför sker ofta lansering av intranätet senare än själva godkännandet av projektet.
Från godkänt lösningsförslag till färdig leverans kan du räkna med ca 2 månader, givetvis beroende på omfattning och storlek av projektet. Därefter påbörjas ofta utbildningsinsatser för att förbereda organisationen inför lansering.
Det finns självklart saker som kan påverka tidsplanen både uppåt och neråt. Om det finns standardkomponenter som går att återanvända kan tiden förkortas. På samma sätt kan det ta längre tid att få klart lösningen om ni inte avsätter de resurser som krävs för att genomföra planerade projektaktiviteter. Ett exempel på en sådan aktivitet är acceptanstester och den vanligaste orsaken till att detta tar längre tid är just resursbrist som ofta leder till att testerna drar ut på tiden. Därför är det viktigt att kommunicera förväntningarna tydligt när projektet drar igång så att ni kan avsätta tid till att testa lösningen.
Våra tre tips för att lyckas med ditt nya intranätprojekt
Vi har frågat Lars Altus, som är projektledare på Fellowmind, om hans tre bästa tips för ett lyckat intranätprojekt och här ger han sina råd:
- Förberedelse – Förbered organisationen internt så att det finns resurser och engagemang när projektet väl drar igång.
- Avsätt tid – Att ta in en partner som bygger lösningen är en bra idé. Men du ska vara medveten om, och ha respekt för, att det även kommer att ta tid internt.
- Tydligt ägandeskap – Ha en person som är ansvarig och äger frågorna även efter att projektet är avslutat. Du behöver ha en ägare och en plan för att säkerställa att ditt nya intranät hålls levande. Så fundera över hur du ska hålla informationen levande även efter lansering redan under projektet.
