Lyckad driftstart på distans för Ryds Bilglas
En dryg månad innan Ryds Bilglas 40 norska verkstäder skulle gå live med Dynamics 365 Business Central började det komma allt mer alarmerande rapporter från Asien om ett nytt virus som spreds hastigt bland kinesiska befolkningen. Två veckor senare började Fellowminds projektledare Louise Ol-Ers inse att det kan bli svårt att både motivera och genomföra en klassisk driftstart där Fellowminds team befinner sig på plats hos kunden.
– Vi började då planera för hur en driftstart på distans skulle kunna se ut samt vilka hinder och risker som förelåg. Med tiden insåg vi att en digital driftstart på distans var vårt enda alternativ om vi ville gå live enligt utsatt tidplan, berättar Louise Ol-Ers.
Ryds bilglas har varit kund till Fellowmind sedan 2016. Under 2019 gick man live med en uppgradering av sitt affärssystem till Dynamics NAV 2018 på huvudkontoret och implementerade det samtidigt i sina 130 svenska verkstäder. Det nya systemet skulle hantera försäljning och ekonomi och samtidigt vara smidigt integrerat mot boknings- och inköpssystemen samt mot de olika försäkringsbolagens skadehanteringssystem. När det var dags för samma övning för de 40 norska verkstäderna hade Dynamics 365 Business Central nått marknaden och det implementationsprojektet tuffade på enligt ordinarie metodik – fram till Corona-utbrottet.
– Vi hade en stor fördel i att vi hunnit träffa och lära känna de norska medarbetarna vid en projekt-kickoff. En stor del av arbetet därefter hade redan utförts på distans eftersom merparten av Fellowminds konsulter för detta projekt hör hemma i Stockholm och i Skåne, fortsätter Louise Ol-Ers.
Naturligtvis underlättar det att detta system, precis som de allra flesta som implementeras nuförtiden, inte ligger på hårdvara som finns fysiskt hos kunden utan i stället i molnet.
Under själva driftsättningen är det kutym att Fellowmind sitter ute hos kunden för att snabbt kunna lösa problem som uppstår samt kunna bistå när olika processer ska köras för första gången.
– I stället för att sätta oss i ett konferensrum hos Ryds Bilglas satt vi från projekt-teamet från Fellowmind nu standby i ständigt pågående Microsoft Teams-möten. Så fort kunden hade någon fråga kunde de ansluta till mötet och få snabba svar. Naturligtvis underlättar det att detta system, precis som de allra flesta som implementeras nuförtiden, inte ligger på hårdvara som finns fysiskt hos kunden utan i stället i molnet, säger Louise Ol-Ers.
Problemfri driftstart och nya lärdomar
Driftstarten förflöt problemfritt och slutresultatet påverkades inte av att det fanns åtskilliga mil och en riksgräns mellan kundens projektdeltagare och Fellowminds konsulter. Kanske blev det till och med så bra att man kan ta lärdomar från detta som kan vara av nytta även i pandemifria tider?
– Absolut. Vi kommer fortsätta utrullningen hos Ryds Bilglas med Danmark näst på tur följt av en uppgradering till Business Central även i Sverige. Erfarenheterna från det norska projektet kommer säkerligen bidra till att ännu fler möten och aktiviteter sköts digitalt och på distans. Det ger en mer kostnadseffektiv implementation för kunden samtidigt som vi på Fellowmind kan använda den insparade restiden till att i stället skapa värde för såväl Ryds Bilglas som andra kunder, avslutar Louise Ol-Ers.
Och vad tyckte Ryds Bilglas själva då? Haakon Skaate, support och utbildningsansvarig i Norge, skickade följande meddelande till Fellowminds team på fredagseftermiddagen efter genomförd driftstartsvecka:
– Vi närmar oss målet och jag vill önska er alla en trevlig helg. Ryds Bilglas tackar för fint samarbete under veckan och en bra hantering av uppkomna case från alla håll. Hoppas vi kan höras nästa vecka också! Och kom ihåg, tvätta händerna och håll avstånd!
