Så blir ditt företag smartare med Business Intelligence
Det är få begrepp som är så i ropet just nu som Business Intelligence, eller BI. Intresset för förbättrad affärsuppföljning, rapportering och analys – och att dra nytta av all den data som produceras och samlas i företaget – ökar från dag till dag. Business Intelligence är verktyget som hjälper oss vaska fram guld ur datan och omvandla den till underlag för smarta, affärsmässiga beslut som driver företag framåt.
Mattias Gröndahl, affärsutvecklare på Fellowmind, vad är det som ligger bakom det stora intresset för BI och förädlad dataanalys?
– Det som driver utvecklingen är dels att vi faktiskt har tillgång till mer data idag än någonsin tidigare. Det finns också en ökad förståelse från både controllers, verksamhet och IT-ansvariga att man kan göra mer med datan och använda den för att fatta rätt affärsbeslut. Dessutom går allt snabbare och förväntningarna på att få fram rätt rapporter på kortare tid ökar. Ett bokslut som tidigare kunde ta sex dagar förväntas nu vara klart på tre. Det driver upp kraven på att jobba snabbare och smartare, med en ökad grad av automatisering.
Vad är det som triggar att företag ger sig i kast med ett BI-projekt?
– För många av våra kunder börjar resan mot en BI-lösning i bytet eller uppgraderingen av affärssystemet – det kan till exempel handla om att företaget går från Dynamics NAV eller från ett helt annat affärssystem till Dynamics Business Central.
I affärssystemprojektet ligger fokus på att sätta alla grundläggande processer: orderprocessen, leveransprocessen, fakturaprocessen och så vidare. Sen kommer du till en punkt när allt är på plats och arbetet fungerar så som det ska i vardagen. Då blir den naturliga fortsättningen att kunna mäta och följa upp hur det går. Man vill förbättra sina affärsinsikter som grunden för bättre affärsbeslut.
Väljer du dessutom just Business Central är Microsofts Power BI redan integrerat med affärssystemet vilket gör steget till ett professionellt beslutsstöd ännu enklare.
Men varför krävs det ett separat projekt för detta? Är det inte bara att plocka ut informationen ur affärssystemet?
– Det kan vara lätt att tro att all data finns i ditt affärssystem men när du tänker efter ser du att viktig information för företagets affärsanalys också kan finnas i en rad andra system. Det är först när du kombinerar data från affärssystemet med produktionsdata, data från logistiklösningen och kund- eller försäljningsdata från CRM-systemet som du får hela bilden, kan se hela sanningen.
Utan BI-lösning risker du hamna i ett lapptäcke av rapporter i Excel när du ska kombinera information från olika håll.
En annan utmaning i att bara förlita sig på de rapporter som finns i affärssystemet är att de ofta saknar den flexibilitet du vill ha när det kommer till att skräddarsy dina rapporter. Det finns en uppsättning rapporter – och det är vad du har att arbeta med. När du adderar en BI-lösning får du större möjligheter att vända och vrida på datan och att presentera den på det sätt du, eller snarare användarna runt om i organisationen, vill.
Så hur löser man det? Hur gör man för att kunna kombinera data från alla dessa olika källor och få ut något vettigt ur den?
– Rent tekniskt bygger en sån beslutsstödslösning på att man skapar ett fristående datalager, eller ett data warehouse om man föredrar den engelska termen. Här samlas all relevant data, från alla olika källor och görs tillgänglig för att kunna analyseras, visualiseras och presenteras på ett så bra sätt som möjligt.
Vad ser du som den största nyttan med BI? Vad är fördelarna med att jobba metodiskt med sin data i affärsprocessen?
– Fördelen med att skapa ett datalager är att all analysdata då finns tillgänglig från en och samma källa. Det betyder i sin tur att alla i organisationen fattar beslut på samma underlag. Det blir inte upp till var och en att skapa sin egen sanning utan det finns en gemensam bas att utgå från.
Sen behöver du också en presentationsvy för datat. Här erbjuder Microsoft Power BI ett smidigt gränssnitt som gör att du som användare inte behöver vara datanörd för att dra nytta av datan och skapa egna rapporter. Alla som behöver får tillgång till dagsfärsk data online och kan själva göra sina egna analyser. Med ett grafiskt gränssnitt är det lätt att se trender och identifiera avvikelser vilket gör det lättare att fatta smarta beslut och ta action utifrån data.
Det låter som att BI är lösningen på många av företagets problem. Var finns fällorna, sånt som kan gå snett i ett projekt?
– Det viktigaste att komma ihåg är att det inte spottas ut bra beslutsunderlag per automatik bara för att du investerar i ett BI projekt. Som i alla projekt är det ”skit-in-skit-ut” som gäller. Eller kanske snarare tvärtom: ju mer du har tänkt till innan, ju bättre koll du har på vad du vill uppnå och vad du vill få ut i form av analyser, och ju bättre kvalitet du har på din indata, desto bättre kvalitet får du på dina resultat.
BI är ett verktyg, inte hela lösningen. BI ger dig kontroll över datan och lägger grunden för faktabaserade beslut men det är du som måste styra processen.
Så hur kommer man igång med Business Intelligence? Vad är första steget för ett lyckosamt projekt?
– Det viktigaste är att veta vad du och företaget vill uppnå med att titta djupare i datan. Är målet att göra historisk uppföljning och analys eller att identifiera vad som driver affären? Handlar det om att effektivisera och automatisera rapporteringen till styrelsen? Eller som blivit väldigt populärt den senaste tiden, att sporra säljorganisationen i sitt arbete med bra uppföljning? Möjligheterna med BI är i stort sett oändliga men mer siffror och mer analys är inte nödvändigtvis bättre. Därför gäller det att veta vad man vill och att prioritera därefter.
