Så kommer du igång med ditt BI-projekt
Business Intelligence (BI) fortsätter att vinna mark bland snabbfotade entreprenörsföretag, inte minst inom e-handeln.
En person som har haft förmånen att arbeta nära tillsammans med många företag och hjälpt dem realisera fulla kraften av sin affärsdata är Adam Abenius, fd projektledare och BI-konsult på Fellowmind. Med ett brinnande intresse för att hjälpa företag utveckla sina affärsprocesser med hjälp av IT, har han de senaste åren gjort flera djupdykningar inom BI-området.
När vi frågar Adam vad det är som triggar företag att titta närmare på Business intelligence menar han att kunskapen om vad som går att göra fortfarande varierar mycket. Därmed skiljer sig också förväntningarna olika företag har på sina BI-projekt:
– Medan vissa företag har en väldigt konkret fråga de vill ha svar på kommer andra med ett betydligt bredare scope. Där den ena säger ”Jag kan inte se hur många produkter jag har i mitt lager som ingen har köpt på 12 månader!” säger den andra ”Jag behöver ett verktyg som hjälper mig fatta rätt affärsbeslut!”. Det kan handla om allt från att man vill optimera sina lager och förbättra sin lageromsättningshastighet och behöver beslutsstöd för det, till att man vill kunna bryta ner lönsamhetsanalysen på ett mer detaljerat sätt. Eller att man vill jobba smartare med kassaflödesanalysen och bli bättre på att förutse likviditeten i företaget.
BI – som att släppa in företagaren i en godisbutik
Möjligheterna med BI är också näst intill oändliga. Det går att kombinera intern affärsdata med information från externa källor, och vända och vrida på siffrorna i flera dimensioner. Det är också möjligt att göra en djupdykning i siffrorna för att titta på detaljer eller zooma ut för att identifiera trender och större penseldrag.
– Just de många möjligheterna med BI innebär faktiskt också en utmaning. När vi presenterar funktionaliteten i BI-verktygen, och vad som är möjligt att göra, för någon första gången är det ungefär som att släppa in ett barn i en godisbutik. Man blir oerhört entusiastisk när allt är möjligt. Men det handlar om att besinna sig, annars är risken att man sätter upp så många rapporter att man drunknar i analys och i slutändan sitter med mer frågor än svar. Du kommer aldrig till den punkt där du fattar beslut och tar action på datan.
Börja där det kniper som mest
För att skapa en BI-lösning är det därför viktigt att redan från början sätta en tydlig riktning för arbetet. Enligt Adam är nyckeln att börja på en övergripande nivå på de huvudområden som ska analyseras, kanske finans, lager, försäljning och inköp. Nästa steg är att lyfta tre nyckelutmaningar inom varje område och börja med att adressera dem.
– Det handlar om att ställa rätt frågor som vi sen ska söka svaren på. Och det är bättre att ställa färre frågor som man sen är beredd att ta action på än att försöka adressera allt på en gång.
Därefter är det dags att implementera BI-mjukvaran och börja bygga ett fundament. Ett skelett med ett antal vyer, rapporter och visualiseringar brukar tillgodose 80–90 % av företagets behov. Tanken är att företaget därefter själv kan göra justeringar i vyerna, borra sig ner i datan, göra om grupperingar efter kundgrupp, artikel och så vidare.
– Det absolut roligaste i arbetet är när vi kommit så långt att det är dags att titta på siffrorna, analysera och resonera vad det är vi egentligen ser. Det första steget är att förstå vad som hänt. Sen kan vi reflektera över hur det hänt. Därefter är det dags att dra slutsatser hur vi får det att hända (eller inte hända) igen. Då börjar vi använda datan till sin fulla kraft, förklarar Adam.
Ett kraftfullt instrument men inget självspelande piano
Förutom att ovana köpare kan bli överväldigade och gå vilse i alla möjligheter, finns det några fällor som företag ska vara medvetna om inför en satsning? Enligt Adam är en risk att man har en överdriven tilltro till vad som går att åstadkomma med tekniken:
– Risken är att BI uppfattas som ett sånt enastående verktyg att du inte behöver tänka alls själv. Kombinationen av att man tror att man inte behöver göra något eget jobb eftersom datorn tänker åt dig, och stökig grunddata är receptet för att misslyckas. BI hjälper dig att få ut fulla kraften ur din affärsdata men det är alltid du som måste ställa frågorna och sen dra slutsatserna av det du ser. Och att hålla din data uppdaterad förstås. Då blir BI ett kraftfullt verktyg som hjälper dig ta kontrollen över din data och använda den för att fatta smartare affärsbeslut både smidigare och snabbare.
