Så löser du pappershanteringen med Power Apps!
Många företag är fortfarande kvar i sina gamla vanor med mycket manuell hantering i sin process. Det medför både risker och tidsutmaningar som en automatisering via Power Apps enkelt löser. Så här gjorde vi för att hjälpa en kund!
Om du redan har börjat investera i delar av Microsoftplattformen Dynamics 365 så bör du inte missa allt smått och gott som du kan dra nytta av till ditt företag. Power Apps är bra exempel på verktyg som kan effektivisera verksamheten utan att behöva dra i en lång process med specialbyggda lösningar och höga konsultkostnader.
Det bästa sättet idag är inte längre att gå in och hacka loss i källkoden för att göra kundanpassningar. Nu kan du lägga hela systemet i molnet, där enkla lösningar genom smarta applikationer kan byggas vid sidan om och integreras fullt ut med affärssystemet utan att röra standardinställningarna.
Så här funkar Power Apps i praktiken
För att konkretisera hur en app via Power Apps löser några utav dina kärnprocesser kan vi berätta om ett kundcase där vi gjorde just det.
Kunden i det här exemplet levererade ut varor via en servicebil, som fylldes på morgonen och sen var ute körde runt till sina kunder hela dagen. De visste inte i förväg hur mycket som behövdes till varje kund förrän de var på plats, eftersom åtgången varierade från dag till dag. Leveransordern fylldes i på papper och i slutet av dagen levererades alla pappersordrar till kontoret där de sedan fördes in i systemet manuellt för att göra resterande hantering.
Den hanteringen är som sagt inte ovanlig idag, men det finns 3 stora risker med denna manuella hantering:
1. Den mänskliga faktorn
Det är lätt att göra fel genom att helt enkelt fylla i fel information eller tappa bort pappersunderlag.
2. Långsam process
Att göra allt för hand tar även mycket tid att hantera och dessutom kan ordern inte uppdateras förrän föraren är färdig med sin runda och återvänt till kontoret med sina pappersunderlag.
3. Lagerdifferenser
Är servicebilen ute och kör hela dagen har den med sig en viss del av lagret som administrationen inte vet hur mycket som kommer att användas av och hur mycket som kommer tillbaka förrän i slutet av dagen.
Dessa utmaningar har vi eliminerat genom att bygga en app åt kunden genom Power Apps. Med den lösningen får kunden uppdaterade och korrekta siffror direkt i realtid. Samtidigt som de minskar risken för mänskliga fel och automatiserar order- och faktureringsflödena i sitt affärssystem. Det gör att det inte heller blir några lagerdifferenser och framför allt så sparar vår kund mycket tid från allt manuellt arbete som nu tas hand om appen istället.
Lösningen var uppsatt i följande led
Först och främst talar vi om Power Apps. Det är den appen som chauffören i servicebilen ser och använder via sin mobil för att fylla i ordrar och uppdatera lagerstatus. Power Apps är det verktyg där appen byggs och som visar gränssnittet mot användaren.
Det bakomliggande automatiseringsverktyget som driver processerna heter Power Automate. Ett verktyg som är väldigt enkelt att använda och tekniskt sett kan vi sätta in denna lösning hos en kund på bara någon timme.
Allt hålls fortfarande standard och kommer inte störa de månatliga automatiska uppdateringarna eller hanteringen i övrigt. Vilket förmodligen inte varit möjligt i andra system som inte bygger på en integrerad plattform som Microsoft Dynamics 365. Det är det som är styrkan i plattformen och något vi verkligen rekommenderar alla att undersöka.
