Så lyckas du med utrullningen av Microsoft Copilot i företaget
Att införa Copilot i verksamheten innebär en stor möjlighet, men också ett skifte i hur vi arbetar. I det här blogginlägget går vi igenom vad du behöver tänka på innan ni rullar ut Copilot i din organisation, från datastrategi till förändringsledning.
Generativ AI är redan här – men utan struktur
Generativ AI är en form av artificiell intelligens som utifrån den input den får kan skapa nytt innehåll, exempelvis text, bilder, kod eller analyser. Ofta i form av en prompt där du skriver frågan på ett sätt som du hade pratat med din kollega. I arbetslivet innebär det att AI kan med hjälp av naturligt språk skriva mejl, sammanfatta dokument, bygga presentationer och mycket mer.
Idag behöver företag förhålla sig till att generativ AI redan används i stor utsträckning, ofta utan att IT-avdelningen har insyn. Microsofts undersökning Work Trend Index visade att 75 procent av alla svarande använde generativ AI på jobbet redan 2024.
Det mest anmärkningsvärda var att majoriteten av dessa gjorde det via egna lösningar, snarare än genom företagets plattformar. Det skapar säkerhetsrisker, svårigheter att integrera med övriga IT-miljön och i många fall även ett parallellt arbetssätt utan struktur. Samtidigt är det ett kvitto på engagemang och nyfikenhet. Medarbetare vill använda AI. Det skapar ett gyllene tillfälle för organisationer att erbjuda ett säkert och affärsanpassat alternativ i form av Microsoft Copilot.
En genomtänkt datastrategi är avgörande
Copilot för Microsoft 365 är inte en fristående AI-chatt. Den arbetar med den data ni redan har i era Microsoft 365-appar. För att Microsoft Copilot ska kunna leverera relevanta svar krävs det att rätt information är tillgänglig och välorganiserad. Det innebär bland annat att se över hur och var data lagras. OneDrive lämpar sig för personligt material, Teams för projekt- och gruppsamarbete och SharePoint eller intranätet för övergripande företagsinformation.
En vanlig utmaning är att viktig information fortfarande ligger på filservrar eller att den saknar rätt klassificering. Det försvårar åtkomsten för Microsoft Copilot och kan påverka både resultat och säkerhet. Genom att strukturera, klassificera och rätta till behörigheter får ni en stabil grund för att AI:n ska fungera optimalt.
Microsoft Copilot respekterar era säkerhetsinställningar
En vanlig fråga är vad som händer med information som matas in i Microsoft Copilot. Här är det viktigt att känna till att Microsoft Copilot respekterar samma säkerhets- och complianceprinciper som resten av Microsoft 365-miljön. All data som bearbetas i Microsoft Copilot hålls inom företagets befintliga gränser. Det innebär att endast de som redan har behörighet att se viss information kan få AI:n att arbeta med den.
Det här gör det möjligt att använda Microsoft Copilot även i scenarier som involverar känslig kund- eller personaldata, så länge informationen hanteras korrekt från början.
Rulla ut i faser och inte i ett svep
En nyckel till en lyckad implementation är att inte ge hela organisationen tillgång till Microsoft Copilot på en och samma gång. I stället bör utrullningen ske stegvis. Det första steget är att inspirera och informera verksamheten om vad Microsoft Copilot är, vilka versioner som finns och vad det innebär att börja använda det.
Därefter planeras själva införandet: vilka användargrupper som ska prioriteras, hur utbildningsinsatser ska utformas och vad som behöver vara på plats tekniskt. När grunden är lagd går ni vidare till att agera, det vill säga rulla ut, utbilda och börja använda. Slutligen är det viktigt att följa upp: hur fungerar det i praktiken? Vad behöver justeras? Svaren blir underlag för nästa fas.
Välj rätt Copilot-version
Det finns flera olika varianter av Microsoft Copilot och det är viktigt att förstå skillnaderna. Den enklaste är Microsoft Copilot Chat, som finns tillgänglig för alla med Microsoft 365-licens. Den fungerar i Teams och i en webbaserad miljö, men har begränsad tillgång till interna data. För mer funktionalitet krävs Copilot för Microsoft 365, som integreras i appar som Word, Excel, PowerPoint, Outlook och Teams. Den kan arbeta mot interna dokument, kalenderposter, mejl och annan relevant data.
Vill du ta nästa steg finns Copilot Studio, där du kan skapa egna AI-assistenter, agenter, som bland annat automatiserar uppgifter, svarar på frågor eller integreras med affärssystem.
AI skapar värde på tre nivåer
När ni planerar er AI-strategi är det klokt att tänka i tre nivåer: individ, avdelning och organisation. På individnivå bidrar Microsoft Copilot till ökad effektivitet för att den hjälper användaren att få saker gjorda mer effektivt. På avdelningsnivå kan Microsoft Copilot automatisera arbetsflöden, förbättra samarbeten och förenkla kommunikation. På organisationsnivå handlar det om att få bättre beslutsunderlag, förbättra processer och skapa innovation i större skala.
Oavsett var ni börjar är det viktigt att ha mål för alla tre nivåer och låta dem samspela.
Det handlar om mer än teknik. Det handlar om förändring.
Att införa Microsoft Copilot är inte bara en fråga om teknik. Det är en förändringsresa. Det kräver engagemang från ledning, IT och verksamheten. Det kräver tydliga användarfall, löpande utbildning och strukturerad uppföljning. För att tekniken ska skapa verkligt värde måste den bli en naturlig del av vardagen och det sker bara med rätt stöd längs vägen.
Tänk därför inte bara på vad Microsoft Copilot kan göra utan på hur ni får människor att vilja använda det.
