Ser ditt uthyrningssystem till att din affär blir lönsam?

Att enbart hyra ut en produkt av enklare slag är en sak. Låt säga att din verksamhet hyr ut partytält. För enklare och förhållandevis billiga produkter som ett tält är löpande underhåll förmodligen inte något som prioriteras. Det spelar heller inte någon större roll vilket tält du hyr ut eller exakt vilka tältpinnar som kombineras med vilken duk eftersom de är helt utbytbara samt enkla och billiga att ersätta.

Däremot har du som uthyrare av mer komplexa och dyra enheter ofta ett större ansvar att säkerställa att de fungerar som de ska och att de underhålls på en regelbunden basis. Här blir det förmodligen också viktigt att på ett strukturerat sätt kunna visa en servicehistorik över enheten.

Hur uthyrningsmodellen utformas är naturligtvis även en fråga om lönsamhet. Går det att på ett effektivt sätt räkna på kostnaderna för all den service som utförs? Tar du kanske rentav för lite betalt? Hyresintäkterna kan visserligen se bra ut på ytan, men om du sedan lägger på servicekostnaden knuten till varje uthyrd enhet är frågan om affären går ihop.

Det kan med andra ord vara svårt att få koll på de interna kostnaderna och veta med säkerhet att du gör en bra affär om du inte kan spåra utfört arbete på individnivå.

Om du har ett större antal enheter som ska servas är det svårt att utan rätt systemstöd hålla koll på om alla har gått igenom service. Helst ska servicen utföras planerat och preventivt, så kallad ”scheduled service”; ett antal planerade och förbestämda åtgärder som behöver sättas in. Detta för att kunna vara säker på att de enheter som efterfrågas också finns tillgängliga. Men hur bestämmer du när en enhet behöver servas?

Med serviceåtaganden följer också ett ansvar. Om du åtagit dig att utföra service på dina enheter och något sedan inträffar med en av dem, är det du som är ansvarig för att kunna påvisa att alla nödvändiga kontroller och åtgärder satts in.

Sker det till exempel en arbetsplatsolycka, som skulle kunna vara resultat av försumlighet i underhåll, är det viktigt med bevisföring. Ett sätt att förebygga incidenter och olyckor är att enheterna inspekteras regelbundet. Även dessa insatser måste vara spårbara. Med rätt integrerat systemstöd kan eventuella avvikelser loggas direkt under själva inspektionen.

Om det då upptäcks allvarliga brister kan uthyrningsenheten spärras per automatik och inte längre hyras ut. Då felet är avhjälpt loggas även detta och det går att i efterhand se vem som gjorde det och när det gjordes. Spårbarheten blir på så sätt även ett sätt att föra i bevis vad som har gjorts med enheten.

Men rätt systemstöd kan du även förbättra din uthyrningsaffär på andra sätt. Om du till exempel hyr ut enheter av olika fabrikat kan du snabbt se vilka som är mest lönsamma – det vill säga, vilka som driver minst kostnader, orsakar minst problem och som helt enkelt används på ett mer kostnadseffektivt sätt.

Om du kan påvisa att du behöver lägga förhållandevis stora pengar på service för en viss typ av enhet kan det finnas en möjlighet att förhandla med den leverantören om priset. Det blir i slutänden givetvis även en fråga om vilka produkter du vill satsa på för din uthyrning och vad du i huvudsak vill erbjuda marknaden.

Om du är ett tillverkande bolag som hyr ut maskiner som tjänst är service och reparationer även ett bra mått på vad du måste ge feedback om till produktionen. Att på detta sätt få värdefull information om vilka brister som finns i produktionsledet är ett effektivt sätt att arbeta med kvalitetssäkring.