Sover du gott natten innan styrelsemötet?
Affärssystem är gjorda för att hantera och lagra en stor mängd transaktioner. Varje transaktion säger allt om en given händelse, när, vad, var, hur mycket, vem och varför. Transaktionerna lagras över tid tillsammans med masterdata och annan information vilket gör att man kan andas ut och säga: ’Allting finns där, jag kan ta fram det när jag vill’. Till exempel på morgonen innan eftermiddagens dragning för styrelsen. Eller?
Det är tyvärr inte ovanligt att det tar lång tid att få fram just de siffror som är intressant för just min verksamhet, just nu. Samtidigt som vi vill ha standardrapporter med givna nyckeltal, vill vi kunna vara lika flexibla med uppföljningen som med våra andra verksamhetsförändringar som vi gör för att följa marknadens utveckling.
Troligen vill vi både kunna ha överblick med sammanfattningar samtidigt som vi vill gräva ner oss och analysera varför vi har en avvikelse. Det kan behövas stor kunskap om processerna för att välja rätt analys samtidigt som det är viktigt att kunna och kvalitetssäkra sin masterdata. Till exempel en artikel eller en kund med fel parameteruppsättning kanske inte dyker upp på rätt plats i försäljningssiffrorna.
Vi vill heller inte bli överraskade, eller hur?! Det är jobbigt om varje månadsslut är en nära-döden-upplevelse. I en perfekt värld vill jag kunna följa just mina nyckeltal när som helst 24/7 för att kunna agera proaktivt och ge de rätta förklaringarna på styrelsemötet.
Nio utmaningar med att analysera affärssystemets data
Utmaningarna är många och sammanfattningsvis beskriver jag några nedan:
- Det är tidskrävande att få fram siffrorna. Det kan ta fler timmar/dagar att sammanställa inför varje månadsrapportering till ledningsgrupp och styrelse.
- Nyckeltal ser olika ut i olika rapporter. Hur kom du fram till de här siffrorna? När och var tog du ut dem? Vilken valutakurs använder du?
- Varför får jag inte med den här kundgruppen eller de här artiklarna i min rapport? Det är inte ovanligt att underhållet av masterdata är eftersatt vilket kan ge okontrollerade effekter i uppföljningen.
- Siffrorna går ej att följa över tid 24/7 eftersom de ligger lokalt i Excel utan aktiv koppling till affärssystemet. Eller i ett annat system med begränsad åtkomst och släpar i tid.
- Knivigt att få utväxling av analys och uppföljning utan rätt jämförelse. Årets påskförsäljning ska jämföras med påsken förra året som låg på annat datumintervall. Butiker ska jämföras med jämförelsebara butiker och så vidare.
- Svårt att förklara avvikelser. Ibland krävs det möjlighet att på ett effektivt sätt vrida och vända på lägsta nivå som transaktionsrad och artikel.
- Dålig prestanda. Jag vill kunna göra kraftigare och större urval, men svarstiden är irriterande och omöjliggör en effektiv uppföljning.
- Begränsad möjlighet att ta in extern information. Affärssystemet har ’allt’ sa vi, nja, inte riktigt. De kan t ex vara intressant kunna jämföra hur vädret var i sommar med förra sommaren. Eller att vi bara vill ha med annan försäljning som ligger i annat system på samma plats.
- Svårt att presentera på ett enkelt sätt och tillgängliggöra information till externa användare, som t.ex. styrelsemedlemmar. I slutändan vill vi ha lättförklarliga aktuella rapporter i modern design som behöriga lätt kan komma åt.
Affärssystemets transaktionshistorik är en guldgruva om vi kan analysera den, men det är verkligen inte något att ta för givet. För att få bukt med ovan utmaningar gäller det att ta makten över all tillgänglig data. Det krävs såväl kunskap som rätt systemstöd (Business Intelligence) som passar just din verksamhet.
Dessutom vore det väl guld värt att kunna gå och lägga sig fri från oroskänslor på kvällen före styrelsemötet?
