Tre utmaningar i reservdelshanteringen för dyra enheter
Importörer, återförsäljare och serviceverkstäder som hanterar kvalificerade maskiner och fordon brottas alla med samma utmaning: att på ett smidigt och enkelt sätt tillgodose behovet av reservdelar.
När en komponent i ett fordon, en maskin eller företagets affärskritiska produktionsutrustning fallerar gäller det att snabbt få fram rätt reservdel – allt för att undvika onödiga driftstopp. För att lyckas gäller det att ha koll på alla olika reservdelar och var de finns tillgängliga men också att ha grepp om priser och marginaler – nyckeln till en lönsam reservdelshantering och eftermarknadsaffär.
Den omfattande reservdelskatalogen
Det som ofta gör reservdelshanteringen komplex, mer så än hanteringen av de färdiga produkter som företaget säljer, är den stora mängden artiklar. För den som erbjuder avancerad utrustning handlar det dessutom om att hantera allt från billiga skruvar och muttrar till hela motorer eller transformatorer. Det händer att artikellistan består av flera miljoner olika artiklar.
En av anledningarna till att reservdelskatalogen sväller är att maskiner och fordon utvecklas över tiden vilket gör att reservdelarna behöver följa med – länge. Den som erbjuder service och underhåll på upp mot 30 år gamla enheter behöver också ha tillgång till de reservdelar som funnits över tidsperioden. Ju fler produkter och ju fler produktversioner som företaget lanserat genom åren, desto större blir artikelfloran.
Reservdelshanteringen blir flerdimensionell när det gäller att ha koll på den kvalificerade reservdelen och i sin tur reservdelar till reservdelen.
När reservdelen blir en kvalificerad enhet i sig
Att hantera kapitalintensiv utrustning såsom industrirobotar, flygplan eller lantbruksmaskiner är komplicerat. Många reservdelar är inte bara är enkla komponenter utan mer avancerade enheter i sig. En modern skopa till en hydraulisk grävmaskin eller en flygplansmotor består av både billiga komponenter och avancerade delar som i sin tur behöver servas och förses med reservdelar. Kanske har skopan eller motorn en egen serviceplan för hur den ska underhållas? Reservdelshanteringen blir flerdimensionell när det gäller att ha koll på den kvalificerade reservdelen och i sin tur reservdelar till reservdelen.
Den som ansvarar för reservdelhanteringen för komplexa enheter står inför en mängd utmaningar, tre kanske viktigare än de andra:
Utmaning 1: Att avgöra vad som ska lagerhållas och inte
Ett av de viktigaste uppdragen är att sätta processer och strukturer som optimerar lagerhanteringen av reservdelar. De flesta moderna affärssystem har idag stöd för att optimera lagervolymer och lägga automatiska beställningar när lagernivån sjunker, däremot saknas stöd för mer strategiska beslut som vilka artiklar som ska lagerhållas och i vilken volym. Det blir upp till den som är reservdelsansvarig att följa upp vilka reservdelar som används i större volymer och därför ska finnas på det lokala lagret till skillnad från mer sällan använda enheter som bara ska finnas på ett centrallager eller beställas hem från en underleverantör först när den behövs. Ett tredje scenario där företaget istället väljer att låta hela det fysiska reservdelsflödet ske direkt från en underleverantör till slutkund medan beställningar, fakturor och betalningar passerar det egna företaget, kräver också en stor portion logisk eftertanke för att fundera optimalt.
Utmaning 2: Att hantera alternativa produkter när en reservdel tagits ur produktion
En annan utmaning handlar om att avgöra hur artikelersättningar eller nummerändringar av artiklar ska hanteras på bästa sätt. Vad ska hända om en efterfrågad reservdel är slut på lagret eller till och med tagits ur produktion? I de flesta fall finns en ersättning till utfasade artiklar och alternativ till saknade reservdelar. Det rör sig antingen om en enskild artikel eller en kombination av artiklar, som kan göra ett lika bra jobb som originalreservdelen. Utmaningen ligger i att avgöra vilket alternativ som är det bästa och att från tillfälle till tillfälle avgöra var artikeln eller artikelkombinationen finns tillgänglig.
Utmaning 3: Att sätta pris på miljoner reservdelsartiklar
En avgörande nöt att knäcka är prissättningen av alla artiklar. För färdiga, kompletta produkter finns det ofta en prisansvarig person som med hjälp av finansiella kalkyler och sunda marknadsavväganden bestämmer priset på varje individuell produkt. Den reservdelsansvarige brottas å sin sida med frågan vad som är bäst väg för att prissätta miljontals reservdelar, så priset möter marknadens förväntningar och inte spräcker det egna business caset. När alla priser måste hållas uppdaterade, i takt med att inpriserna från leverantör förändras riskerar övningen urarta till ett förödande ”excel-hell” för den som ska hålla koll på enheter, versioner, inköpspriser och marginaler över tiden. Risken är stor att priser sätts antingen på magkänsla eller som ett enhetligt marginalpåslag på alla enheter.
Digitalisering och automatisering nyckeln till smartare reservdelshantering
På grund av den komplexitet som finns, sköts stora delar av reservdelshanteringen i många företag fortfarande manuellt. Den mänskliga intelligensen ses som det bästa alternativet för att säkerställa att rätt reservdelar finns tillgängliga, till rätt pris och kan levereras från rätt lager och till rätt plats hos kunden när den behövs.
Med den ökade digitaliseringen finns idag nya möjligheter att adressera många av den reservdelsansvariges utmaningar, från lageroptimering och hantering av alternativa artiklar till prissättning, på ett nytt sätt. Ju mer av arbetet som kan automatiseras desto mindre blir risken för fel på grund av den mänskliga faktorn, men framförallt ger digitalisering och automatisering av olika flöden mer tid över till arbete som verkligen kräver den kompetens som finns hos reservdelsansvariga.
Jag utvecklar mina resonemang i ytterligare ett blogginlägg på ämnet reservdelshantering, klicka här för att komma till det inlägget.
