Vad är lageroptimering, egentligen?

Varför lageroptimering?

Ökad digitalisering och globalisering har lett till högre konkurrens, vilket i sin tur har lett till att dina kunder har fått större makt. Om du inte har rätt artikel på lager vid rätt tidpunkt eller inte kan leverera i tid är risken stor att de går till någon annan, som kan erbjuda en lite högre servicegrad. Att lösa tillgängligheten genom att ha alla varor i lager hela tiden är inte heller ett alternativ. Dels för att du binder mycket kapital, dels för att du kommer att få stora kostnader för hantering och lageryta. Dina konkurrenter jobbar med lageroptimering hela tiden – därför måste du också göra det.

Vad är lageroptimering?

Lageroptimering kan beskrivas som konsten att hitta rätt balans mellan höga servicegrader och låga lagernivåer. En förutsättning för detta är att du kan säkerställa att du har rätt artiklar i rätt volymer på ditt lager. Kanske faller ansvaret för lageroptimeringen på dig som logistik- eller lagerchef, kanske ligger ansvaret på den som är inköpsansvarig på företaget.

Hur går det till?

För att kunna hitta rätt balans mellan höga servicegrader och låga lagernivåer behöver du arbeta med tre viktiga delar:

• Efterfrågeprognostisering
• Lagerpolicy och klassificering
• Inköp och återanskaffning

Efterfrågeprognostisering – hur mycket kommer du sälja?

Genom att göra en ordentlig efterfrågeprognos för varje artikelgrupp kan du minska risken för att bygga upp ett överlager, eller för att du inte har de varor som kunderna vill köpa. Att använda sig av utfallet av föregående period eller av prognoser från säljarna fungerar oftast bra om du prognostiserar stabila produkter som har en tydlig trend. Men de produkterna är få. Här är tre andra faktorer du behöver ta hänsyn till:

Var i produktlivscykeln är dina artiklar?

Efterfrågan på en artikel beror generellt på var i produktlivscykeln den befinner sig. Om en artikel är nedåtgående behöver du uppmärksamma det snabbt för att inte köpa in för mycket. När en produkt är uppåtgående måste du köpa in mer för att kunna möta efterfrågan.

Vad har du för säsongsartiklar?

Ett annat scenario som kan ställa till det är säsongsartiklar eftersom deras efterfrågan inte kan beräknas genom att titta på produktlivscykeln. Att en snöskyffel har högre efterfrågan på vintern är inte så svårt att räkna ut, men kanske har du andra artiklar vars säsongsbundna variation är mindre uppenbar?

Vilken påverkan har kampanjer?

En tredje sak att ta med i beräkningen är kampanjer. Det kan låta självklart men förvånansvärt ofta görs det slarvigt. Tidsbrist och bristande dataunderlag är vanliga orsaker till att vi helt enkelt chansar när vi ska köpa in artiklar för kampanjer.

Lagerpolicy och klassificering – vad och hur mycket ska du ha i lager?

För att du ska veta vilka produkter som behöver finnas i lager, hur stort säkerhetslager du behöver och vilka artiklar som ska köpas in vid beställning behöver du en lagerpolicy. Ett sätt är att göra en ABC-analys och klassificera dina artiklar utifrån hur stort värde de tillför verksamheten (där A-artiklarna är viktigast och alltid bör finnas i lager). ABC-analysen kan med fördel kombineras med en XYZ-analys som klassificerar artiklarna även utifrån hur efterfrågan ser ut och förändras över tid.

Inköp och återanskaffning – när är det dags att köpa in och hur mycket?

Slutligen behöver du beräkna orderpunkter och orderkvantiteter och se till att dessa resulterar i beställningar vid rätt tillfälle. Framförallt är det två saker du behöver ta hänsyn till:

• Hur är relationen till dina leverantörer? Kan de leverera på beställning? Får du veta i förväg när de kommer att ha högre leveranstider än normalt?
• Vilka varor är i transit? Om du inte vet vilka leveranser som är på väg in riskerar du att beställa för mycket.

Manuella beräkningar eller lagersystem?

Det är inte alls ovanligt att företag gör sina beräkningar och optimerar sitt lager manuellt. Många använder Excel för att sedan tanka in datan i sitt affärssystem. Men ju fler artiklarna är desto svårare blir det både att hinna med och att göra rätt.

Ett enkelt sätt att spara tid och pengar är att investera i ett lageroptimeringssystem. Systemet kompletterar ditt affärssystem med ytterligare funktionalitet för lageroptimering. Istället för att göra beräkningarna själv i Excel kan du få automatiskt uppdaterade orderförslag baserade på samtliga av de kriterier som vi nämnt i artikeln. Med det ökar dina chanser att kunna erbjuda dina kunder rätt produkt i rätt tid – varje gång.