Vad är Microsoft Power Automate och hur fungerar det?
Oavsett om du sitter på ett gammalt eller nytt system har det nog inte undgått dig att automatisering av processerna ger många fördelar. Men hur vet du om du kan eller borde automatisera och hur fungerar Power Automate egentligen? Det ska vi reda ut!
Power Automate är en Drag and Drop/lågkodslösning som tillåter användare att automatisera repetitiva sysslor och affärsprocesser med hjälp av flöden. Det är byggt för att skapa snabba resultat och vara enkelt att använda. Vid användningen går det att automatisera alltifrån små aktiviteter till storskaliga system vilket resulterar i möjligheten att få mer tid till mer kvalificerat arbete.
Lösningen erbjuds som app för mobila enheter, som webbplats, som desktop app samt i Microsoft Teams. Användningsfallen varierar stort - alltifrån att hantera leads, insamling av feedback från kunder, sjukanmälningar, ledighetsansökan och mycket mer. Power Automate ingår i Microsoft Power Platform-familjen tillsammans med Power BI, Power Apps och Power Virtual Agents.
Mallar
Power Automate erbjuder ett stort antal färdigbyggda mallar som gör det enkelt för användare att komma i gång och mallarna kan modifieras efter behov.
Integrering
En stor fördel med Power Automate är att det finns över 300 anslutningsappar (connectors) som erbjuds för att göra integreringen mellan Power Automate och olika system så sömlös som möjligt. Microsoft erbjuder ett stort antal connectors såsom Excel, Sharepoint, Dataverse och Dynamics 365 Business Central. Connectors som erbjuds som inte är från Microsoft är till exempel YouTube, Salesforce, SAP ERP, Adobe, Google Drive, Dropbox och Twitter.
Hur vet du vad du kan eller borde automatisera?
Som vi har sett kan du automatisera en mängd olika arbetsuppgifter. Det finns ett antal kriterier som gör att en arbetsuppgift är lämplig att automatisera.
- Arbetsuppgiften är repetitiv.
- Arbetsuppgiften är tidskrävande.
Om du kan svara ja på båda frågorna är det en bra arbetsuppgift att automatisera. När du ska välja vilka arbetsuppgifter som ska automatiseras är det bra att tänka på följande:
- Vilka arbetsuppgifter är viktigast?
- Vilka arbetsuppgifter är mest krävande?
- Vilka arbetsuppgifter är mest tidskrävande?
När du har svaret på dessa frågor kan du börja planera för hur du ska automatisera dina arbetsuppgifter. Om du ska automatisera en arbetsuppgift är det bra att tänka på följande:
- Vad är syftet med arbetsuppgiften?
- Vilken data behövs?
- Hur ska arbetsuppgiften utföras?
- Hur ska arbetsuppgiften rapporteras?
När du har svaret på dessa frågor kan du börja planera för hur du ska automatisera dina arbetsuppgifter.
Gamla system? – Inga problem med Power Automate Desktop
En stor fördel med Power Automate är att det går att automatisera gamla system som saknar API:er. För att automatisera äldre system används Power Automate Desktop som tillåter användare att skapa arbetsflöden i stor skala utan kodning. Med ett pek-och-klicka-gränssnitt kan en användare spela in sina mus- och tangentbordslag när en uppgift slutförs. Power Automate Desktop omvandlar denna information till ett automatiserat arbetsflöde, till exempel insamling av data för en veckorapport.
Process Advisor
Process Advisor är ett nytt tillskott till Power Automate. Det är ett processbrytningsverktyg som ger insikter om hur människor arbetar. Process Advisor kartlägger arbetsflöden, hittar flaskhalsar och identifierar uppgifter som kan automatiseras. Verktyget tar reda på vilka applikationer ditt team frekvent använder och hur man automatiserar viktiga åtgärder, till exempel kopiering av data från en app till en annan.
