Vad händer vid flytten till molnet? Vår kund berättar om sin resa.
Vad innebär det när du uppgraderar till Dynamics 365 Business Central? En av våra kunder berättar om deras övergång till molnet och ger samtidigt få tips till andra som vill gå samma väg.
Den sista stora systemuppgraderingen
Vi brukar säga att uppgraderingen av Business Central till molnet är den sista stora uppgraderingen företaget behöver göra. Övergången till molnet innebär att du har tillgång till automatiska uppdateringar och det säkerställer att du alltid har den senaste versionen av systemet.
Men eftersom det fortfarande är ganska nytt får vi ofta frågor om vad det egentligen innebär för företaget som gör flytten. Därför bad vi Dennis Magnusson, som är COO och chef för inköp på teknikbolaget Comsys i Lund, att dela med sig av sina bästa tips från sin resa till molnet.
Varför ville ni uppgradera till molnet?
Ni var en av våra första kunder som gick över till molnet och var tidiga med att vilja utforska möjligheterna. Vad var det med molnlösning som var speciellt lockande för er?
- Det känns ofta som att programmet som används mest på företaget är det programmet som är minst modernt. Det är lätt att ligga lite sent i utvecklingen när det gäller affärssystem, förklarar Dennis.
När programmen väl är installerade vill man helst inte röra det och då kan det ligga kvar i många år. Därför är det väldigt lockande med en molnlösning som regelbundet uppdateras och håller sig modern.
När ett affärssystem väl är installerat vill man helst inte röra det och då kan det ligga kvar i många år. Därför är det väldigt lockande med en molnlösning som regelbundet uppdateras och håller sig modern".
För oss som jobbar inom teknik och nya mjukvaror är det såklart också särskilt intressant att ligga i framkant genom att ligga på en molnlösning som uppdaterar sig själv och håller sig modern.
Hur känns det att arbeta med webbläsare?
En av de stora skillnaderna med Business Central SaaS mot tidigare versioner är att du arbetar helt webbaserat i (den utvecklade) webbklienten. Hur upplever ni arbetet via webbklient?
- Att jobba via webbläsare har inte varit konstigt för oss eftersom vi har gjort det med Navision sedan tidigare. En webbaserad lösning är en förutsättning för att kunna jobba uppdaterat. En av de stora fördelarna med det är att vi kommer åt affärssystemet enkelt via en smartphone eller surfplatta var vi än befinner oss, säger Dennis.
– Eftersom vi redan använder de andra delarna av Microsofts produkter får vi nu en komplett produktportfölj som håller ihop och är anpassade för att jobba bra tillsammans. Det blir en enkel och naturlig startpunkt. När vi loggar in i Office 365 så har vi tillgång till alla våra program direkt.
Hur förberedde ni er internt inför uppgraderingen?
En av de stora utmaningarna med förändringar inom verksamheten kan vara att få medarbetare ombord på det nya. Hur gjorde ni?
- Eftersom vi tidigt visste att vi ville göra den här uppgraderingen såg vi till att alla jobbade i webbklient ett halvår innan. Det gör övergången till en smidig två-stegsraket; först webbaserat, sen ny programvara, förklarar Dennis.
– På så sätt blir förändringen så liten som möjligt och användarna får tid att vänja sig vid hur de ska jobba i miljön. Målet med det är att själva uppgraderingen knappt ska märkas utan bara ska kännas som en vanlig dag på jobbet.
Varför valde ni BC standard?
När ni stod inför den omfattande uppdateringen av affärssystemet valde ni att gå på standarduppsättningen av Business Central istället för att skräddarsy speciallösningar. Hur resonerade ni kring det?
- En förutsättning för att det ska vara fortsatt smidiga uppdateringar av systemet är att hålla det standard så långt det går. Därför valde vi att se över våra processer innan uppgraderingen för att kunna försöka anpassa vårt sätt att arbeta efter hur systemet är uppbyggt, berättar Dennis.
Själva arbetet med uppgraderingen var vi som kund inte så involverade i, det skötte Fellowmind åt oss".
– Vi satte fokus på användarna och skickade ut instruktionsfilmer till våra medarbetare om hur Business Central funkar, samt deltog i Fellowminds webinarer. Vi skaffade även Power BI vilket gjorde att användarna såg fram emot en ny rapportgenerator och ett nytt system med smidigare funktioner, förklarar Dennis.
– Själva arbetet med uppgraderingen var vi som kund inte så involverade i, det skötte Fellowmind åt oss. Allt från att migrera data till andra tekniska funktioner i bakgrunden behövde vi inte tänka på.
Hur snabbt var ni igång igen efter uppgraderingen?
En av de vanligaste frågorna vi brukar få som konsulter är hur mycket en uppgradering påverkar arbetet vid själva övergången. Hur fungerade det för er?
- Uppgraderingen var väldigt odramatisk och vi var igång direkt. Alla användare kunde börja jobba som vanligt igen samma dag. De flesta kom igång redan inom en timme på morgonen. Det påverkade inte vårt dagsresultat eller faktureringar alls, konstaterar Dennis.
Dennis bästa tips till uppgraderingen:
Slutligen, vilka tips skulle du vilja dela med dig av till andra företag som står inför en uppgradering och flytt till molnet?
- Fokusera på användarna: Skicka ut information och instruktioner i god tid innan och involvera medarbetarna genom att lyssna till deras önskemål och behov.
- Gör en 2-stegsraket för medarbetarna: Låt medarbetarna först vänja sig vid att arbeta via webbläsare innan ni installerar den nya programvara, så blir det inte så stor skillnad för dem när det nya systemet kommer på plats.
- Se över processerna först: Se över era processer före implementering av det nya systemet och ställ er frågan om ni behöver specialanpassningar eller om ni kan köra på standardutbudet.
- Kör standard så långt det går: Det kommer göra de automatiska uppdateringarna mycket smidigare.
