EKJ

Den rådgivende ingeniørvirksomhed EKJ bistår kunder i forbindelse med planlægning, projektering, opfølgning og ledelse indenfor byggeri, anlæg og miljø. Som projektorganisation er det altafgørende for EKJ at deres filer er systematiserede og let tilgængelige for medarbejderne. Tidligere havde virksomheden alle deres projekter oprettet som foldere på et fileshare, men på baggrund af en strategi om øget digitalisering har Fellowmind bistået EKJ med en ny projektportalsløsning i Microsoft 365. Gennem en integration med ERP-systemet Autopilot (AP) oprettes projekterne i SharePoint og kan derefter tilgås direkte i Microsoft Teams som en app.

Standardiseret projektarbejde

Den nye projektportal giver EKJ mange fordele. Først og fremmest sikrer den nye løsning, at projekterne oprettes på en ensartet og stringent måde:

”Vi havde et stort ønske om, at når et projekt bliver oprettet, får det automatisk tildelt en række stamdatainformation, så man let kan danne sig et overblik. I vores branche arbejder vi meget med struktur, så det er altafgørende, at data er kategoriseret på en ensartet måde. Tidligere blev projekterne oprettet centralt og fik blot tildelt det næste nummer i rækken, hvilket ikke siger meget om, hvem der er tilknyttet. Men nu kan projektlederen selv oprette projektet, da systemet sikrer, at det er de korrekte filer og mapper, der bliver oprettet”, fortæller Thomas Petersson, IT-chef hos EKJ. 

En anden positiv ting ved den nye portal er, at samarbejdet med eksterne samarbejdspartnere og kunder er blevet gjort betydeligt lettere. Som udgangspunkt er det kun interne brugere, der har fuld adgang til data i projektportalen, men med den nye løsning kan der ydermere oprettes et eksternt delingssite, hvor udefrakommende brugere kan inviteres til at deltage i projektsamarbejdet.

Oveni dette kommer selvfølgelig også den brede pallette af muligheder, som Microsoft 365 tilbyder indenfor digitalt samarbejde. Da alle dokumenter er uploadet i SharePoint Online, kan medarbejderne blandt andet arbejde simultant på filer og dokumenter, ligesom de kan tjekke oplysninger på farten via mobiltelefonen. Eftersom projektportalen er oprettet som en app i Microsoft Teams, gør søgefunktionen i værktøjet det nemt og hurtigt at fremsøge specifikke informationer.

Blød udrulning på tværs af organisationen

EKJ gik i luften med den nye portal d. 15. juni, og det blev markeret med et launch event med kage og balloner på alle lokationer. For at sikre en god brugeradoption var der på forkant lavet fysiske informationsfoldere, der blev distribueret ud til alle 300 medarbejdere og de 4 datterselskaber, der er en del af EKJ-koncernen. Formålet med brugervejledningerne var at understøtte udrulningen helt fra begyndelsen, så der var ro og tryghed om implementeringen.

”Vi har foretaget en blød udrulning. Det er jo som udgangspunkt ikke markant anderledes end det vi plejede at gøre, men det er essentielt, at vores medarbejdere lægger deres data det rigtige sted og forstår, hvorfor det er vigtigt. Det kræver altid tilvænning, når man ændrer på arbejdsprocesserne”, forklarer Thomas Petersson.

Derfor har EKJ også, ud over ovenstående tiltag, uddannet 10 superbrugere på hovedkontoret i København, og med tiden er ambitionen at uddanne én superbruger per afdeling ude på alle deres kontorer:

”Det betyder meget i det daglige virke, at medarbejderne har én at gå til med de mere lavpraktiske spørgsmål, som selvklart kommer, når man ændrer på processerne” forklarer Thomas Petersson og fortsætter: ”Så superbrugere har vi altid set som en vigtig del af adoptionen”.

Gode udviklingsmuligheder i fremtiden

Og hvad er så næste skridt for EKJ? Ifølge Thomas Petersson er der flere interessante digitaliseringsspor for organisationen at arbejde videre med. Til at begynde med fortsætter udrulningen af portalen; det skal sikres, at alle kommer med ombord, og der skal udarbejdes en fast proces for, hvordan samtlige afdelinger skal modtage læring omkring de mange muligheder, som Microsoft 365 tilbyder.

Derudover skal EKJ træffe beslutning om opbevaring af forhenværende projekter. Som løsningen er konstrueret nu, er det nemlig kun kommende projekter, der bliver oprettet i projektportalen. Derfor ønsker EKJ på sigt at få defineret en migreringsstrategi for deres projektarkiv, men her skal der først tages stilling til blandt andet faktorer som omkostninger og prioritering af relevante projekter.

Sidst men ikke mindst skal portalen videreudvikles. Som Thomas Petersson anskuer det, er projektportalen lige nu i version 0, men skal optimeres yderligere. EKJ vil derfor i samarbejde med Fellowmind se på, hvilke faktorer der kan gøre portalen endnu mere effektiv. Skal skabelonen under projektoprettelsen indeholde endnu flere stamdata? Skal systemet integreres yderligere til EKJs økonomisystem? De spørgsmål og mange flere skal EKJ træffe beslutning om i den kommende tid:

”Selvom vi succesfuldt har lanceret projektportalen, så stopper vi ikke med at optimere på den. Samarbejdet med Fellowmind har været enormt godt, og vi har været heldigt stillet med at have de samme konsulenter undervejs, som har været anker i processen og har sikret stabilitet. Nu bliver det spændende at se, hvordan vi kan bygge videre og optimere på løsningen” slutter Thomas Petersson.