Sønderborg Kommune
Sønderborg Kommune er Danmarks 16. største kommune med omkring 74.000 indbyggere. Kommunen har 220 kilometer billedskøn kystlinje og dækker over hele Als samt Gråsten og omegn.
De sidste par år har udvalgte forvaltninger i kommunen brugt Microsoft Teams som central samarbejdsplatform og det blev hurtigt klart, at kommunen måtte implementere nogle faste rammer.
”Vi havde behov for noget governance omkring Microsoft Teams. Særligt når det kommer til samarbejdet med eksterne” udtaler Jesper Schmidt, Digitaliseringskonsulent i Sønderborg Kommune. Derfor implementerede kommunen IntraActive Governance.
”IntraActive Governance giver os nogle automatiserede retningslinjer, der gør det betydeligt nemmere at styre Teams. Det gør det administrativt nemt for brugerne og vi har styr på hvilke eksterne brugere, der har adgang til hvilke teams” siger Jesper Schmidt. Han forestiller sig, at deres Teams platform havde set helt anderledes ud, hvis ikke de havde implementeret IntraActive Governance.
Det havde nok været lidt mere det vilde vest. Selvfølgelig kan man godt bruge Microsoft Teams uden Governance, men vi havde nok haft mange teams uden ejere og en del flere opgaver til IT-afdelingen
Nem administration af Microsoft Teams
IntraActive Governance er et governance-værktøj til Microsoft Teams, som giver Sønderborg Kommune mulighed for at styre hele livsforløbet for et team via navngivningskonventioner, skabeloner, rettigheder og automatiserede arbejdsgange. Særligt administrationsmodulet giver kommunen et godt overblik.
”Vi kan nemt se hvor mange teams vi har, hvilke der er aktive, hvilke der er uden ejere, hvad eksterne brugere har adgang til og meget mere. Det giver struktur og nogle faste rammer omkring vores teams” udtaler Jesper Schmidt.
Stor kommunal IT-udrulning
I 2023 ruller Sønderborg Kommune Microsoft 365 ud til samtlige medarbejdere i kommunen. Særligt Microsoft Teams håber de vil blive taget i brug af både administrative og front line medarbejdere til samarbejde, dokumentdeling og online møder. IntraActive Governance vil ikke være en hindring for de mange tusind nye brugere, men vil tværtimod gøre det nemmere for dem at tage Microsoft Teams til sig.
Det ville være noget mere kaotisk hvis vi ikke havde styring. Vi blander os ikke i, hvilke teams folk opretter og hvem der er med. Vi giver bare nogle rammer, der gør det nemt at sikre sikkerheden og samarbejdet. Styring af adgang til især eksterne er meget lettere med et værktøj som dette, så vi har styr på, hvem der har adgang til vores data
Brugervenlig læring
Sønderborg Kommune ved, at brugerne ikke tager nye værktøjer til sig automatisk. Derfor kombinerer de den store udrulning med målrettet undervisning og hyppig intern kommunikation, som fremhæver styrkerne ved Mirosoft Teams og resten af Microsoft 365. Til dette formål bruger kommunen en søsterapplikation til IntraActive Governance: IntraActive Learning. Learning er en online læringsplatform med overskuelige og brugervenlige kurser i alle de mest populære Microsoft 365 applikationer.
”Vi har lagt IntraActive Learning ind i Microsoft Teams, så det er tilgængeligt for alle brugere. Når nye brugere får en licens, får de link til kursusportalen. Vi opfordrer også til at brugerne går ind og finder et kursus til lige præcis den problemstilling de måtte have, for eksempel, hvordan man opretter et online møde i Teams” siger Katharina Stengaard.
En af de afdelinger, der har taget Microsoft Teams til sig, er Lean-afdelingen. Tidligere brugte de store stykker papir og massevis af post-its til den såkaldte brownpaper metode, som er en del af Lean praktikken. Nu anvender de i stedet Visio i Microsoft Teams.
”Så skal man ikke længere folde det der lange stykke papir sammen, hvor halvdelen af ens postits er fløjet væk, inden man når hen til bilen” udtaler Katharina Stengaard.
Sønderborg Kommune har omkring 400 teams og 1.000 brugere på Microsoft Teams. Inden året er omme er det vokset til 5.000 flere brugere og hundredevis af flere teams, men de fremtidsudsigter skræmmer ikke Jesper Schmidt og Katharina Stengaard.
Vi valgte netop IntraActive Governance fordi det gør Microsoft Teams så administrativt nemt for både brugerne og vores IT-medarbejdere
